Кабінет Міністрів України доручив Пенсійному фонду продовжити наповнення реєстру застрахованих осіб відсутніми даними про трудову діяльність. Органи ПФУ й надалі приймають скан-копії паперових документів про трудову діяльність для їх оцифрування та створення електронних трудових книжок. Подати такі матеріали може як роботодавець, так і сам працівник.
Йдеться про розпорядження Кабінету Міністрів № 592-р від 17 червня 2026 року, про яке повідомив Пенсійний фонд України. Документ має назву “Питання включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників” і офіційно підтверджує продовження цифровізації трудових записів.
Скан-копії паперової трудової книжки можна надіслати через вебпортал електронних послуг ПФУ за адресою portal.pfu.gov.ua. Також на офіційному YouTube-каналі Пенсійного фонду розміщена детальна відеоінструкція, у якій покроково показано весь шлях — від авторизації на вебпорталі до надсилання скан-копій.
Щоб подати документи, потрібно авторизуватися на вебпорталі за допомогою КЕП, BankID або Дія.Підпис. Після цього слід відкрити розділ “Комунікації з ПФУ” та вибрати пункт “Відомості про трудові відносини”. Далі необхідно завантажити кольорові скан-копії сторінок трудової книжки у форматі PDF або JPEG. Після підписання КЕП заяву надсилають до Фонду, а результат її опрацювання можна побачити у вкладці “Мої звернення”.
Наразі в електронній трудовій книжці містяться дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо трудова діяльність почалася раніше, ці відомості можна додати самостійно, надіславши скановані копії документів. Основне завдання оцифрування — зберегти інформацію про трудову діяльність до 1 січня 2004 року, оскільки паперові документи можуть бути втрачені або пошкоджені, і тоді підтвердження стажу без електронної копії буде складнішим.
Якщо в реєстрі застрахованих осіб уже є відомості про стаж, набутий до 2004 року, пенсія за віком після досягнення 60 років за наявності необхідного страхового стажу призначається автоматично, без звернення особи. Тому своєчасне завантаження документів безпосередньо впливає на те, чи доведеться подавати заяву особисто.
Оцифрування трудових книжок не припинилося автоматично 10 червня. Можливість подати документи зберігається і після цієї дати. Тим, кому пенсію вже призначено, повторно надсилати трудову книжку не потрібно, адже весь урахований стаж уже внесено до інформаційних систем Фонду. Водночас паперова трудова книжка й надалі залишається документом, який підтверджує періоди роботи.
Формально відповідальність за оцифрування покладена на роботодавців, однак у ПФУ наголошують, що це більше рекомендація, ніж обов’язок. Саме тому працівникам варто особисто перевірити, чи внесені їхні дані до електронного реєстру. Якщо трудову книжку не оцифрувати, страховий стаж не зникне. Однак у майбутньому можуть виникнути складнощі під час оформлення пенсії. Сам трудовий стаж не анулюється, але його зарахування може тривати довше, оскільки ПФУ доведеться додатково перевіряти відомості.
До електронної трудової книжки слід завантажити повний пакет документів, які підтверджують страховий стаж, набутий до 1 січня 2004 року. На вебпорталі ПФУ страховий стаж обчислюється з 1 січня 2004 року, що пов’язано з ухваленням Закону “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”. До цього стаж вважався трудовим, а його зарахування за періоди до 2004 року здійснюється на підставі записів у трудовій книжці та інших документів. Серед них — військовий квиток, диплом, свідоцтво про народження дитини.
Перед скануванням Пенсійний фонд радить уважно перевірити документи. У переліку підтверджуючих матеріалів зазначено, що спочатку варто провести попередній аудит, ретельно перевірити правильність заповнення, за потреби виправити виявлені помилки і лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал.
Пропуск дедлайну 10 червня 2026 року щодо оцифрування трудових книжок не є катастрофою. Набутий страховий стаж нікуди не зникає. Скан-копію документа можна подати і після цієї дати, а паперова версія зберігає юридичну силу під час призначення пенсії.
